구글시트 공유 권한 설정법

Google Sheets 공유 권한 설정하는 방법

Google Sheets는 여러 사람들과 협력하여 작업할 수 있는 뛰어난 도구입니다. 하지만 협업을 원활하게 하기 위해서는 적절한 공유 권한 설정이 필수적입니다. 이번 포스팅에서는 Google Sheets의 다양한 공유 설정 방법에 대해 알아보겠습니다.

Google Sheets 공유 기본 개념

Google Sheets에서는 여러 사용자가 동시에 문서를 열람하거나 수정할 수 있습니다. 이때, 각 사용자가 갖는 권한을 설정할 수 있으며, 이 권한은 다음과 같은 종류로 나뉩니다:

• 뷰어(Viewer): 문서를 읽기만 할 수 있습니다.
• 댓글 작성자(Commenter): 문서를 읽고, 댓글을 추가할 수 있습니다.
• 편집자(Editor): 문서를 수정할 수 있는 권한을 가집니다.

이러한 권한을 통해 필요한 경우에만 수정 작업을 할 수 있는 기능을 제공하므로, 문서의 안전성을 높이는 데에 유리합니다.

구글 시트 공유하는 방법

Google Sheets에서 문서를 공유하는 방법은 크게 두 가지로 나눌 수 있습니다. 첫 번째는 특정 사용자에게 이메일 주소를 통해 공유하는 방법이고, 두 번째는 링크를 생성하여 공유하는 방법입니다.

특정 사용자와 공유하기

특정 사용자를 초대해 문서를 공유하고, 그들에게 권한을 부여하는 과정은 다음과 같습니다:

1. 공유하고자 하는 Google Sheets 문서를 열고 우측 상단의 ‘공유’ 버튼을 클릭합니다.
2. 이메일 주소 입력란에 초대할 사용자의 이메일 주소를 입력합니다.
3. 이메일 주소를 입력한 후 해당 사용자에게 어떤 권한을 부여할지 선택합니다. (뷰어, 댓글 작성자, 편집자 중 선택)
4. ‘보내기’를 클릭하여 초대장을 발송합니다.

이 방법은 각 개인마다 서로 다른 권한을 부여할 수 있어 안전하게 문서를 관리할 수 있습니다.

링크를 사용하여 공유하기

링크를 통해 문서를 공유하려면 다음과 같은 절차를 따릅니다:

1. 문서를 열고 ‘공유’ 버튼을 클릭합니다.
2. 링크 공유 설정에서 ‘링크가 있는 모든 사용자’ 옵션을 선택합니다.
3. 허용할 권한을 선택한 후 ‘링크 복사’ 버튼을 클릭하여 링크를 복사합니다.
4. 복사한 링크를 다른 사람에게 전달합니다.

링크를 통한 공유는 매우 간편하지만, 링크가 외부에 노출될 경우 예상치 못한 사용자가 문서에 접근할 수 있는 위험이 있으므로 주의가 필요합니다.

공유 권한 세부 설정하기

Google Sheets의 공유 설정에서 더 세부적으로 조정하고 싶을 경우, 공유 창의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 다음과 같은 옵션을 설정할 수 있습니다:

• 편집자의 권한 변경: 편집자에게 다른 사용자를 추가하거나 권한을 변경할 수 있는 기능을 부여할지 결정합니다.
• 뷰어 및 댓글 작성자 권한 제한: 이 옵션을 해제하면 뷰어와 댓글 작성자가 문서를 다운로드하거나 인쇄할 수 없도록 설정할 수 있습니다.

이런 세부 설정을 통해 문서의 보안을 더욱 강화할 수 있습니다.

공유 만료일 설정하기

조직 외부의 사용자와 작업할 때, 프로젝트가 종료된 후 특정 파일에 대한 접근을 제한하고 싶을 수 있습니다. 이럴 때는 공유 만료일 설정을 통해 특정 날짜에 자동으로 권한을 취소할 수 있습니다:

1. 공유 설정 창에서 해당 사용자의 이름 위에 마우스를 가져가면 ‘만료일 설정’ 옵션이 나타납니다.
2. 원하는 만료일을 선택하고 변동 사항을 저장합니다.

이렇게 설정해두면 프로젝트가 끝난 후에도 안심할 수 있습니다.

스프레드시트의 과거 버전 관리하기

문서를 편집하는 과정에서 이전 버전으로 돌아가고 싶을 경우, Google Sheets는 강력한 버전 관리 기능을 제공합니다:

• ‘파일’ 메뉴에서 ‘버전 기록’을 선택합니다.
• 최신 버전 목록에서 원하는 버전을 선택합니다.
• 해당 버전을 복원하여 이전 상태로 되돌릴 수 있습니다.

이 기능은 특히 팀원 간의 협업 시 유용하게 활용될 수 있으며, 문서의 무결성을 유지하는 데 도움을 줍니다.

결론

Google Sheets의 공유 기능은 팀워크와 협업의 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 공유 권한을 설정하는 방법을 잘 이해하고 적절히 활용한다면, 더욱 안전하고 효과적인 작업 환경을 마련할 수 있습니다. 문서를 공유할 때는 항상 권한을 신중하게 설정하여 관리함으로써 데이터의 보안성을 더욱 강화하시기 바랍니다.

자주 묻는 질문과 답변